PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad.
La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable
a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta
disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir
el proceso administrativo como la administración en acción,
o también como:
El conjunto de fases o etapas sucesivas a
través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.
Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una
estructural, en la que a partir de uno o más
fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la
que se ejecutan todas las actividades
necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.
A estas dos fases se les llama:
mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se
establece lo que debe hacerse, y la dinámica
se refiere a cómo manejar el organismo social.
ADMINISTRACION
Dinámica
Metas establecidas de la organización
La administración posee ciertas características inherentes que la
diferencian de otras disciplinas.
Administración:
Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de
aplicarse lo mismo en una empresa
industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo,
etc.
Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente
práctica, la administración resulta ser un medio
para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca
obtener determinados resultados.
Unidad temporal. Aunque para fines didácticos se
distingan diversas fases y etapas en el proceso
administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La
administración es un proceso dinámico en el que
todas sus partes existen simultáneamente.
Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o
subsistemas de una organización formal.
Especificidad. Aunque la administración se auxilie de otras
ciencias y técnicas, tiene características propias
que le proporcionan su carácter específico. Es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas afines como en
ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniería industrial.
Interdisciplinariedad. La administración es afín a todas
aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la
eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las
necesidades propias de cada grupo social en
donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
Su Importancia.
1.
Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es
imprescindible par el adecuado
funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea
más necesaria en los grupos
más grandes.
2.
Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y
procedimientos, para lograr mayor rapidez y
efectividad.
3.
La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa
con la aplicación de una
buena administración.
4.
A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de
la comunidad, ya que proporciona
lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relacione humanas y
generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas
actividades del hombre.
Planeación
Organización
Dirección
Control
- ¿Qué es lo que se
quiere hacer?
- ¿Qué se va a hacer?
- ¿Cómo se va a hacer?
- Verificar que se haga
- ¿Cómo se ha hecho?
CIENCIAS TÉCNICAS Y AUXILIARES DE LA
ADMINISTRACIÓN
La administración, al ser interdisciplinaria,
se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas.
Ciencias sociales
Son aquellas cuyo objetivo y método no se
aplican a la naturaleza sino a los fenómenos sociales. La
administración, cuyo carácter es eminentemente social, relaciona y
utiliza conocimientos de ciencias sociales,
tales como:
Sociología. Ciencia que estudia el fenómeno social, la sociedad
y la dinámica de sus estructuras. Muchos de
los principios administrativos fueron tomados de la sociología y de la
sociología industrial. Otras aportaciones de
esta ciencia a la administración son: estudio sobre la estructura social
de la empresa, sociogramas, etc.
Psicología. Estudia los fenómenos de la mente humana, sus facultades,
comportamientos y operaciones. La
psicología industrial tiene por objeto el estudio del comportamiento
humano en el trabajo. Aporta bases técnicas
para el establecimiento de las adecuadas relaciones humanas dentro de la
empresa, en áreas tales como:
selección de personal, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas
de motivación, incentivos, conflictos,
encuestas de actitud, entrevistas de orientación, estudios sobre
ausentismo, etc.
Derecho. Es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la sociedad. Esta
disciplina delimita la acción
de la administración de tal manera que no afecte a los derechos de
terceros. La estructura organizacional de la
empresa así como los principios de la administración, deben respetar el
marco legal en el que se desarrollen.
El administrador debe conocer los ordenamientos vigentes en las áreas
de: derecho civil, mercantil, fiscal,
constitucional y laboral, a fin de poder manejar adecuadamente la
empresa.
Economía. Ciencia que estudia las leyes y relaciones que tienen los hombres
en la producción, distribución y
consumo, de los bienes y servicios. La economía aporta valiosos datos a
la administración: disponibilidad de la
materia prima, situación del mercado, mercado de trabajo, problemas de
exportación e importación, balanza de
pagos, etc.
Antropología. Es la ciencia cuyo objeto de estudio es el
hombre, su cultura y desarrollo en sociedad. La
antropología social proporciona conocimientos profundos sobre el
comportamiento humano. Los intereses de
grupo: religiosos, étnicos, etc., influyen sobre la actuación del hombre
en su trabajo; de ahí la necesidad de
conocer estos aspectos a fin de ubicar adecuadamente al elemento humano
dentro de las organizaciones.
Ciencias exactas
Ciencias exactas son aquéllas que sólo
admiten hechos rigurosamente demostrables:
Matemáticas. No existe una definición de esta ciencia, aunque es indiscutible
que ha permitido grandes
avances en la administración, principalmente en las etapas de planeación
y control. Sus aportaciones más
importantes se encuentran en el área de matemáticas aplicadas,
específicamente en: modelos probabilísticos,
simulación, investigación de operaciones, estadística, etc.
ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de
la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar las
metas establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer
las cosas. Se habla de la administración como un proceso
para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus
aptitudes o habilidades personales,
desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de
alcanzar las metas que desean.
PLANIFICACIÓN
Planificar implica que los administradores
piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus
actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos
o metas de la organización, estableciendo una estrategia
general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de
Planes para coordinar las
actividades.
Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que
hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?).
La planificación define una dirección, se reduce
el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se
establecen los criterios utilizados para controlar.
Da dirección a los gerentes y a toda la
organización. Cuando los empleados saben a donde va la
organización y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo,
pueden coordinar sus actividades, cooperar
entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificación, los departamentos podrían
estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la
organización se mueva hacía sus objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la
organización y establecen los procedimientos aptos para
alcanzarlos. Además son guía para:
- Que la organización consiga y dedique los recursos que se
requieren para alcanzar sus objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y
procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y
medido, para imponer medidas correctivas en
caso de ser insatisfactorio.
El primer paso para planificar es seleccionar las
metas de la organización. A continuación se establecen
metas para cada una de las subunidades de la organización. Definidas
estas, se establecen programas para
alcanzar las metas de manera sistemática.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales
para las actividades de la planificación. La planificación
produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los
recursos actualmente disponibles, las
experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta dirección,
que cargan con la responsabilidad de la organización entera,
pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.
Planes estratégicos y operativos
Los planes que tienen aplicación en toda la
organización, que establecen los planes generales de la
empresa y buscan Posicionar a la organización en términos de su entorno
son
llamados
planes estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo
serán logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes
estratégicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo
Plazo (Más allá de 5 años)
Especificidad: Específicos (claramente
definidos), Direccional (flexibles, establecen guías generales).
Frecuencia de uso:
Uso único (son generados para una situación Única), Permanente (planes
continuos para
actividades repetidas)
Objetivos
Son los resultados deseados para individuos,
grupos o hasta organizaciones enteras. Dan dirección a todas
las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los
logros pueden ser medidos.
Estableciendo OBJETIVOS
Convertir la visión en específicos blancos de acción.
Crear normas para rastrear el desempeño.
Presiona a ser innovadores y enfocados.
Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan
alargarse.
Tipos de objetivos requeridos
Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeño financiero de la compañía.
Objetivos estratégicos
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posición de negocios a
largo plazo.
ORGANIZACIÓN
El significado de este concepto viene del uso
que en nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este
implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene
partes idénticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin
común o idéntico.
c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una
pone una acción distinta, pero complementaria de
las demás: obran en vista del fin común y ayudan a las demás a
construirse y ordenarse conforme a una
teología específica.
Nosotros la definimos: "Organización es la
estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados".
Organizar es el proceso para ordenar y
distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de
una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de
la organización. Diferentes metas
requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la
organización a sus metas y recursos, proceso conocido como
diseño organizacional.
La organización produce la estructura de
las relaciones de una organización, y estas relaciones
estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
a) La organización se refiere a estructurar quizás la parte más típica
de los elementos que corresponden a
mecánica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cómo deben ser las funciones,
jerarquías y actividades".
c) Por idéntica razón, se refiere siempre a funciones, niveles o
actividades que "están por estructurarse", más o
menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organización nos dice en concreto cómo y quién va a hacer cada
cosa, en el sentido de qué puesto y no
cuál persona.
Su importancia
1. La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recoge
completamente y llega hasta sus últimos
detalles todo lo que la planeación ha señalado respecto a cómo debe ser
una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas
ocasiones han hecho perder de vista a
muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando
lugar a que la contrapongan a ésta última,
como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo
práctico y empírico. Esto es inadecuado,
por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace
entre los aspectos teóricos que Urwiek llama
mecánica administrativa, y los aspectos prácticos que el mismo autor
conoce bajo la denominación de dinámica:
entre "lo que debe ser", y "lo que es".
DIRECCIÓN
Es el elemento de la administración en el que
se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la
autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los
resultados que se hayan previsto y planeado. Existen dos estratos
para obtener éstos resultados:
a) En el nivel de ejecución (obreros, empleados
y aún técnicos), se trata de hacer "ejecutar", "llevar a
cabo",
aquéllas actividades que habrán de ser productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de
todo aquél que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de
"Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no
ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su
"hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los
empleados para que realicen tareas esenciales. La dirección
llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a
los demás que se les unan para lograr el futuro que surge de
los pasos de la planificación y la
organización.
Los gerentes al establecer el ambiente
adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
CONTROL
Se puede definir como el proceso de vigilar
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron
planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los
gerentes deben participar en la función
de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se
proyectó. Los gerentes no pueden saber
en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado
qué actividades se han realizado y
haber comparado el desempeño real con la norma deseada. Un sistema de
control efectivo asegura que las
actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecución de las
metas de la organización. El criterio
que determina la efectividad de un sistema de control es qué tan bien
facilita el logro de las metas. Mientras
más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor
será el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de
los miembros de la organización la conduzcan hacia las metas
establecidas. Esta es la función de control y consta de tres elementos
primordiales:
1. Establecer las normas de desempeño.
2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las
normas de desempeño.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Existen tres enfoques diferentes par diseñar
sistemas de control: de mercado, burocrático y de clan.
El control de mercado es un
enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos de mercado
externos, como la competencia de precios y la participación relativa en
el mercado, para establecer las normas
empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea generalmente
en organizaciones donde los
productos y servicios de la firma están claramente especificados, son
distintos y donde existe una fuerte
competencia de mercado.
El control burocrático se
concentra en la autoridad de la organización y depende de normas, reglamentos,
procedimientos y políticas administrativas.
El control de clan, el
comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones,
rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organización
que son compartidos.
El control es importante, por que es el enlace
final en la cadena funcional de las actividades de
administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas
organizacionales se están cumpliendo o
no y por qué sí o por qué no.
Este proceso permite que la organización vaya
en la vía correcta sin permitir que se desvíe de sus metas.
Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones
de los empleados, pero el
establecimiento de normas también es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un
ajuste en los planes. En la práctica, el proceso administrativo no
incluye los elementos aislados mencionados,
sino un grupo de funciones interrelacionadas.
Edith Vargas Soto
